3. 引き出し(1〜3段目)の整理・整頓のポイント

 ここからは,「デスクの整理・整頓」の方法を具体的に紹介していきます。まずは,引き出しの1〜3段目についてです。

◆ 引き出しの2段目には,よく使う事務用品を入れる

 引き出しの1段目には,よく使う事務用品を入れます。筆記用具,ホチキス,ふせん,クリップなどです。
 ところで,あなたの引き出しの中には,はさみやホチキス,ボールペンなどがいくつもないでしょうか。たくさんあると便利なようですが,必要なものがすぐに見つからなかったり,片づけにくくなったりします。
 整理をするときに覚えておきたいのが「ワンベスト」の法則です。ここでは,引き出しに入れる事務用品は1つずつあればいいことを意味します。
 ワンベストを選ぶ基準は「使えるかどうか」です。壊れているものや消耗しているものは思い切って捨てましょう。あなたのパフォーマンスを最大限に発揮する使い勝手のよいワンベストを選んで,引き出しの1段目にそろえてください。
 また,同じ種類のものはまとめておくと便利です(これを「グルーピング」といいます)。たとえば,ふせんがいくつかあれば1ヵ所にまとめたり,ホチキスとホチキスの針は近くにしたりするとよいでしょう。

◆ 引き出しの3段目には,小物や名刺を入れる

 引き出しの2段目には,1段目に入りきらなかった小物(たとえば,電卓や記録メディアなど)や名刺(名刺フォルダー,名刺ボックス等に収納するとよい)などを入れます。
 この引き出しは,1段目と比べて高さがあるため,モノを詰め込んでしまいがちなので注意が必要です。
 「何が」「どこに」あるのかすぐにわかるようにするには,入れるモノの定位置を決めて,重ねないように置くのがコツです。
 さらに,よく使うものは手前に,あまり使わないものは奥にしまいます。

 開け閉めを少なくすることも効率をよくすることにつながります。よく使うものを手前に置いておけば,数センチ開け閉めするだけで取り出せます。他の人にあまり見られたくない薬などの私物は,奥にしまっておきましょう。
 おおよその位置を決めたら,仕切りをつくります。100円ショップで売っているトレーや仕切りを使ってもよいでしょう。お菓子の入っていた缶を再利用する方法もあります。

◆ 引き出しの3段目には,書類を入れる

 引き出しの3段目には,書類(個人持ちの資料など)を入れます。
 重いものは低いところに置くのが原則です。
 引き出しの3段目のポイントは2つあります。
 1つ目は,書類は1枚ずつだと管理しにくいので,A4サイズのファイルに綴じることです。ファイルの背表紙にラベルを貼り,中身がわかるようにしましょう。
 2つ目は,ファイルは背表紙が上を向くようにして,ファイルボックスに収納することです。こうすれば,上から見ただけで,何のファイルかわかるので探しやすくなります。ファイルが倒れるようなことも起きにくくなるでしょう。
 クリアフォルダーなどに入れておくと,上から見たときに中身がわからないので,背表紙のあるファイルにファイリングするのがよいのです。
 また,ボックスごとにファイルを分類しておけば,より探しやすくなり,元の位置にも戻しやすくなります。

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