的確な報連相で信頼を得る

　報連相（ほうれんそう）とは報告・連絡・相談の頭文字をとったものです。食べ物のホウレンソウにも旬があるように，コミュニケーションにおける報連相にも旬があります。
　旬を逃せば，情報の鮮度は落ち，役に立たないまま捨られるだけ。仕事を進めるうえで，情報は宝です。重要なことほどタイミングを逃さず，円滑な報連相を心がけたいものです。はじめに報連相とは何かをあらためて整理してみましょう。

●報告：指示や依頼されたことに対する進捗や結果を伝えること
●連絡：事実情報について自分の意見を交えずに知らせること
●相談：疑問や問題が生じた際に上司や先輩にアドバイスを求めること

　報告とは，指示や依頼に対し，その進捗状況を知らせることですが，そこにプラスしておきたいのは，仕事が完了したという事実だけでなく，やってみてどうだったかについて，自分の意見を加えることです。

　「データ入力を完了しました」という報告よりも「データ入力を完了しました。３日いただきましたが，２日で完遂したので，次回は納期が１日短くても問題ありません」などと，やってみて感じたことを一言加えると，上司も次の仕事を割り当てる際の参考になるでしょう。

　連絡は，事実をありのままに伝えることです。そこに報告のような私見は必要ありません。たとえば「会議の時間が15時から16時に変更になりました」という事実のみを伝えることが連絡です。
　相談は，報連相の中でも一番複雑です。筆者自身の経験談ですが，役員を務める会社で時折感じるのは，質問＝相談だと誤解している人が多いということ。いきなり「これで先方に提案していいですか？」と話しかけられ，戸惑うことがしばしばあります。「まず何の件か教えてもらえる？」と状況の確認から始まり，どういった経緯でその提案に至ったのかを聞き，ようやくYes／Noの答えが出せます。
　相談とは，疑問や問題に対して対処法を聞くことではありますが，まず現状がどういった状況かを伝えたうえで質問することが前提です。つまり，「事実」を伝えてから「自分の意見」，そして「質問」をすることが相談なのです。
　上記の例だと「現在，Ａ社への提案書を作成しています。先方の要望をもとに提案をまとめて見積もりも添えました。こちらで提案してもよいかご確認いただけないでしょうか」，これが相談です。聞く相手は，いつでも同じ案件についてだけ考えているとはかぎりません。相手の貴重な時間に割り込むわけですから，「どんな状況なのか」を伝える準備をしてから話しかけたいものです。

相手を意識した報連相のポイント

　報連相をするうえでのポイントは，下記のようになります。忙しそうな人に話しかけるときは勇気がいりますが，仕事を円滑に進めるためには，積極的な報連相が必要不可欠です。

　１．タイミングを外さない
　２．まず結論を話してから，理由・経過などの詳細を要領よく話す
　３．事実と意見をきちんと区別する
　４．自分の考えを用意しておく
　５．複数の内容には優先順位をつけ，必要であればメールや文書で報告する
　６．業務が長期にわたる場合の中間報告は怠らない
　７．トラブルこそ早く伝える（自分の失敗を隠さない）

　「あの件どうなっている？」と聞かれる前に，ぜひ自ら報告，そして疑問が生まれたら相談して迅速に仕事を進めていきましょう。