最近はオンライン会議ツールの使い勝手がよくなったり,セキュリティのレベルが向上したりしているため,さまざまな使い方ができるようになりました。その活用シーンをあげます。
◆ 会 議
オンライン会議ツールでは,パソコンの画面やモニターで相手の表情を見ながら話すことができるので,よく会議に使われます。大勢で会議することも可能であり,全体会議のほかに全体会議を抜け出して,個別の部屋に入って限定された人数で会議ができる仕組みのあるツールもあります。
ただし,オンライン会議では,対面した会議とは違ってその場の空気を読み取ることや,細かな相手の表情の変化を読み取ることが難しくなります。そして,直接話をしているときよりも感情は十分に伝わりにくい状態です。
そのため,感情を込めてかつ相手が聞き取りやすい速さで話すことと,話を聞くときには,あいづちやうなずきなどのリアクションをいつもよりも少しだけ強めにして聞くように心がけましょう。
◆ アイデア出し
かしこまった会議ではなく,ざっくばらんに発想を出し合うときにも活用できます。参加者相互で自由に意見出しをする,ブレーンストーミングでアイデアを出すことによって,その場を楽しむこともできます。
ただし,何も準備もなくはじめても意味がないので,最低次のことに留意していきましょう。
@「何について」「どのように」アイデア出しをしていくのか,事前に資料を配 布して考えておく
Aオンラインで集中力を保つのは難しいので,時間は1時間〜1時間半程度にする
Bあえて司会者をおいて,司会者が指名して,全員が満遍なく発言できるように する
Cビデオはオンにして参加する
◆ 朝 礼
ここ数年で,チームづくりの一環としての朝礼に注目が集まっています。さまざまな企業でいろいろな新しい形で朝礼をはじめたところもあります。1日30分も朝礼に時間をかけている企業もあるといいます。
毎日,決まった時間にオンライン会議上でメンバーが集合して,1日の仕事の予定や,連絡事項を共有することができます。テレワークの経験がはじめての人は,働き方のルールやツールの使い方など教えてもらいたいこともあるでしょう。オンラインでの朝礼は,そんな疑問や不安を解消する機会としても有効です。何かテーマを設けて話してみるのもよいでしょう。
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